Anfrage, Machbarkeit, Angebot, Auftrag, Anlieferung

Gibt es eine Anfrage bzgl. einer Prüfung, so wird dies vom entsprechenden Mitarbeiter vermerkt. Anschließend wird anhand der erhaltenen Unterlagen die Machbarkeit der Prüfung beurteilt. Ist die Prüfung machbar, so wird ein Angebot gemäß Arbeitsanweisung erstellt. Das Angebot beinhaltet unter anderem den Prüfumfang, die Kosten der Prüfung, die erforderlichen Prüfunterlagen, die Form der Mitteilung der Prüfergebnisse, den Prüftermin sowie ein Feld zur Auftragsbestätigung. Nach Erhalt der Auftragsbestätigung erhält der Auftraggeber die erste Teilrechnung. Details der Anlieferung des Prüfobjekts werden mit dem zuständigen Mitarbeiter abgeklärt.

Prüfläufe

Je nach Prüfobjekt wird dieser von den Mitarbeitern der VFH bzw. vom Auftraggeber in den Prüfräumlichkeiten der VFH installiert und die erforderlichen Messinstrumente angeschlossen. Anschließend werden die erforderlichen Prüfungen unter Berücksichtigung der Herstellerangaben durchgeführt. Im Zuge der Prüfungen informieren die Mitarbeiter der VFH den Auftraggeber laufend über den aktuellen Prüfstatus.

Zu den Kunden der VFH zählen oft auch Firmen, deren Ressourcen nicht ausreichen, um Vormessungen zur Entwicklung und Überprüfung ihrer Geräte durchzuführen. Die VFH unterstützt diese Betriebe indem Vorprüfungen zur Erfassung des Ist-Zustandes der Feuerstätten durchgeführt werden. Die Mitarbeiter der VFH klären anschließend mit den betroffenen Firmen ab, welche Änderungen bzw. Verbesserungen am Gerät möglich wären, um positive Prüfergebnisse zu erreichen. Oft ist es auch nur notwendig die Brennstoffmenge, bei der die Feuerstätte am besten funktioniert, zu ermitteln.

Auswertung, Prüfbericht

Sind die Prüfläufe abgeschlossen, so wertet der zuständige Mitarbeiter die Daten aus. Dabei handelt es sich um aufgezeichnete Emissionswerte, Temperaturen, Daten der Staubmessung, Daten der Wassergehaltsbestimmung etc. Zur besseren Nachvollziehbarkeit der Prüfläufe werden Diagramme erstellt. In der Regel erhält der Auftraggeber nun vorab die ermittelten Werte. Dieser Schritt ist notwendig, damit der Hersteller seine Aufstell- und Bedienungsanleitung sowie das Typenschild mit den Werten der Prüfung ergänzen kann.

Nachdem der Auftraggeber alle Prüfunterlagen eingereicht hat, werden diese überprüft. Dabei werden sowohl Abmessungen entsprechend den technischen Zeichnungen mit dem Prüfobjekt verglichen, aber auch die Anleitungen und das Typenschild kontrolliert. Außerdem werden sämtliche Punkte der Norm anhand einer Checkliste überprüft.

Anschließend erstellt der Mitarbeiter der VFH den Prüfbericht. Die Prüfläufe samt allen Randbedingungen, Messeinrichtungen etc. müssen dabei eindeutig beschrieben sein, sodass eine Prüfung jederzeit wiederholbar wäre. Üblicherweise besteht ein Prüfbericht (einer Erstprüfung) aus ca. 40 bis 60 Seiten. Zu jedem Prüfbericht wird auch ein Kurzprüfbericht erstellt. Hier sind die Ergebnisse und wichtigsten Daten der Prüfung auf einer Seite zusammengefasst. Der Kurzprüfbericht wird in deutscher und, falls vom Hersteller gewünscht, auch in englischer Sprache erstellt. Nach Fertigstellung wird der Prüfbericht durch einen anderen Mitarbeiter der VFH überprüft und abschließend durch den Leiter der VFH freigegeben.

Versand, Rechnung

Nach Freigabe des Prüfberichts erfolgt der Versand und die Endrechnung wird gestellt. Der Auftraggeber erhält den Prüfbericht einmal in gebundener und einmal in loser Form. Zusätzlich erhält der Auftraggeber das Formular „Kundenbefragung“, das für Informationsrückfluss vom Kunden sorgen soll.